Geburtstagsratgeber

Eine Geburtstagsfeier planen leicht gemacht

Bist du auf der Suche nach Unterstützung, um den perfekten Geburtstag zu planen? Und willst du, dass deine Gäste noch jahrelang von deiner Party sprechen, weil sie einfach der Hammer war? Dann hast du Riesenglück, auf dieser Seite gelandet zu sein. Denn wir von Pink Panta kennen uns mit Partys richtig gut aus und teilen unser Wissen gern mit dir. Also lasst uns gemeinsam eine Geburtstagsfeier planen, die so schnell niemand vergisst! 

Inhaltsverzeichnis

Geburtstag planen: Checkliste als PDF

Hier findest du alle Infos kompakt als PDF-Datei zum Ausdrucken zusammengefasst.
Damit steht der Geburtstagsplanung nichts mehr im Wege!

Das 1x1 beim Geburtstagsparty-Organisieren

Um eine gute Party zu planen, braucht es vor allem 3 Dinge: genug Zeit, Kreativität und das passende Budget. Deshalb solltest du dich gut 6 Wochen vor der Party an die Geburtstags-Planung machen. Damit du dabei keine Zeit vergeudest und die meisten Ratgeber zum Thema eine Geburtstagsfeier planen Dinge vorschlagen, die du bestimmt schon weißt, wie …

  • … plane deine Geburtstagsparty am Wochenende, weil deine Gäste da mehr Zeit haben, 
  • … informiere Nachbaren darüber, dass es ein wenig lauter werden könnte, 
  • … ein 30. Geburtstag hat ein anderes Rahmenprogramm als Party m 1. Geburtstag oder eine 60er-Feier und 
  • … dass man bei der Auswahl der Speisen auf Allergien und Unverträglichkeiten achten muss,

… befassen wir uns hier deshalb mit den wirklich relevanten Aspekten der Geburtstagsplanung, nämlich: 

  • Wie kommt garantiert gute Stimmung auf?
  • Wie machst du deine Geburtstagsfeier zum Happening, an das man sich garantiert erinnert?
  • Und um was muss sich wer wann kümmern, damit alles klappt? 

Dafür haben wir diesen Beitrag in drei Teile aufgeteilt, nämlich die Grundlagen, die Unterhaltungs-Garantie und die besonderen Extras, die deiner Geburtstagfeier den letzten Schliff verleihen. Also keine Zeit verlieren und los geht´s mit der Geburtstagsplanung!

Musiker für Geburtstag

Duo 1 – Julia & Matti

Duo 2 – Laura & Matti

Duo 3 – Muri & Matti

Trio – Muri, Matti & Marcel

Die 5 Grundlagen,
um eine Geburtstagsfeier zu planen

Insgesamt musst du eine Handvoll Grundlagen klären, bevor du konkret in die Geburtstagsplanung einsteigen kannst. Mit einer Handvoll meinen wir tatsächlich genau 5 Aspekte, die die Grundlage zum Geburtstag-Organisieren bilden. 

1. Wann wird gefeiert?

Eine Geburtstagsparty planen

Das Datum der Feier ist der Ausgangspunkt für die Planung einer Geburtstagsfeier. Denn an diesem Tag müssen nicht nur das Geburtstagskind, dessen Gäste und die Location frei sein, der Tag sollte auch noch einige Wochen in der Zukunft liegen. Erst wenn das Datum steht, kannst du konkret mit den Geburtstagsvorbereitungen loslegen und dann gleich eine Location, eine Band oder den Catering Service buchen – aber dazu später mehr.

Auch die Uhrzeit, also der Party-Beginn, sollte gut überlegt sein. Mittlerweile haben sich auch sogenannteOpen-House-Partys bewährt, bei der manche Gäste bereits am Nachmittag kommen und früher wieder gehen. Das könnte zum Beispiel bei Partys, zu denen auch Freunde mit Kindern oder die Großeltern eingeladen sind, gut ankommen. Dabei teilt sich die Gesellschaft automatisch in die Kaffee und Kuchen-Fraktion und die Partymeute auf und du hast am Abend keine Gäste am Start, die mehr schlafen als tanzen.  

2. Wer feiert?

Geburtstagsfeier planen Einladungskarte

Der nächste logische Schritt: Erstelle eine Gästeliste, damit du weißt, wer überhaupt zur Party erscheinen kann/wird, sodass du bezüglich Location, Budget und Kulinarik Planungssicherheit hast. 

Die Einladungen, digital oder klassisch per Karte, sendest du am besten 3-4 Wochen im Voraus an die Auserwählten raus. Datum, Ort, Uhrzeit und ein Hinweis, wie/wo man zusagen bzw. absagen kann, sind Infos, die auf keiner Einladung fehlen sollten. Auch das Motto, falls es eines gibt, sollte für jeden klar auf der Einladung erkennbar sein. 

Am besten legst du auch eine WhatsApp-Gruppe oder eine Facebook-Gruppe an, bei der deine Gäste alle relevanten Infos und etwaige Planänderungen auf einen Blick sehen können. So können sich die Gäste auch untereinander absprechen und haben für geheime Pläne in Sachen Geburtstagsgeschenk auch die Kontaktdaten der anderen Gäste parat. 

Geburtstagsfeier planen Einladungskarte 2

3. Wo wird gefeiert? ​

Welche Location du auswählst, resultiert vor allem aus der Anzahl der Gäste und deinem Budget. Im Zweifel gilt immer: lieber ein bisschen zu wenig als zu viel Platz. Denn nichts ist schlimmer für die Stimmung als eine Party, bei der gähnende Leere herrscht, sich überall Grüppchen bilden und kein Zusammenkommen entsteht.
Ein heißer Tipp könnte sein, eine coole Wohnung samt Dachterrasse, großem Garten oder sogar einem Pool über Airbnb zu mieten. So hast du für deine Gäste bei Bedarf auch gleich einen Schlafplatz parat, die eigene Wohnung bleibt sauber und preislich entspricht diese Option auch der Miete einer gewöhnlichen Location wie Café oder Bar.

4. Wie viel Geld kann ausgegeben werden?

Geburtstag Budget Planen

Das Partybudget ist der Dreh- und Angelpunkt für die gesamte Partyplanung. Bist du finanziell gut aufgestellt, dann kannst du dir viel Arbeit sparen und zum Beispiel einen Catering Service, jemanden für den Getränkeausschank oder Unterhaltung in Form einer Partyband organisieren. Auch in Sachen Location stehen dir so mehrere Optionen offen: vom Schloss, über das Partyboot bis hin zum Café – die Möglichkeiten sind unbegrenzt. 

Wenn man weniger Geld zur Verfügung hat, dann hat man zumindest nicht die Qual der Wahl, was Essen und Location angeht, muss aber selbst viel Hand anlegen, auch was die Stimmung auf der Party angeht. Für kleine Budgets bieten sich Partys im eigenen Garten, der Wohnung einer Freundin oder ein Anmieten eines Vereinsheimes bzw. kleinen Cafés an. Diese Optionen kosten allesamt nicht die Welt. 

Wer jedoch am falschen Ende spart, der kann am Ende schnell auf die Pappnase fallen. Unser Tipp: Niemals an der Unterhaltung sparen. Das heißt … 

  • … gute Musik, die zum Tanzen animiert, 
  • … gutes Essen,
  • … und genügend Getränke 

… sollten immer Gast auf deiner Party sein! Apropos Essen und Trinken – keine Party ohne Verpflegung!

5. Was gibt es zu trinken und zu essen?

Geburtstag planen Catering

Kleine Häppchen in Form von …

  • Fingerfood oder kalten Platten, 
  • einem Mitternachtssnack 
  • und einer Geburtstagstorte, Küchlein oder Eiscreme als Dessert 

… sind immer eine gute Wahl, wenn du eine Geburtstagsfeier planst. Wenn du alles selbst vorbereiten willst, dann achte darauf, viel schon am Vortag vorbreiten zu können, damit du am Tag der Party so wenig wie möglich tun musst. Und bitte am besten deine Familie oder ein bis zwei Freunde um Hilfe, denn Stress und Hektik versauen jedes noch so gute Essen! 

Zum leiblichen Wohl auf jeder Party gehört neben dem Essen auch eine gut durchdachte Getränke-Auswahl. Als perfekter Party-Host solltest du in jedem Fall einen Aperitif anbieten, mit dem du deine Gäste willkommen heißt. Das gehört einfach zum Party 1×1. Darüber hinaus sind Bier, Weißwein und mindestens eine Spirituose wie Gin oder Vodka sowie Schnaps nie verkehrt. Die passenden Mischgetränke natürlich inklusive.

Vergiss dabei aber auf keinen Fall schon beim Begrüßungsdrink, dass es Menschen gibt, die keinen Alkohol trinken. Hab‘ also immer ein paar fancy Drinks in petto, die alkoholfrei sind. Denn Apfel- und Orangensaft für Nicht-Trinker sind dabei ungefähr so kreativ wie der Beilagensalat für Vegetarier.

Was darf auf einer Party nicht fehlen? Die Unterhaltung!

Hier entscheidet sich, ob deine Geburtstagsfeier zum Hit oder zum Flop wird. Und hauptverantwortlich für diese Entscheidung ist die passende Musik! Bei Anlässen wie einer Geburtstagparty verzichten viele bei der Planung auf einen Deejay, eine Band oder sogar beides und das kann richtig übel in die Hose gehen. Denn die Musik entscheidet zu 100 % über die Stimmung auf deiner Party. 

Oder wer war noch nicht auf einer Party, bei dem der Möchtegern-Deejay aus dem Freundeskreis jedem so richtig mit seiner Musikauswahl auf die Nerven gegangen ist und schnell die Laune komplett am Boden war? Oder die mühsam erstellte Spotify-Playlist auf der Party dann zur Hintergrundbeschallung verkommen ist, die niemand hört? 

Um dir diese Schmach zu ersparen, starten wir gleich mit dem wichtigsten Punkt auf der Party: der passenden Musik! 

Geburtstag organisieren mit musikalischer Begleitung

Wenn du deiner Party zum Geburtstag noch das gewisse Extra verleihen willst und sie zum neuen Maßstab in Sachen Geburtstagsveranstalten werden soll, dann engagiere eine professionelle Partyband oder einen Deejay. Wieso? Na, weil du so quasi eine Gute-Stimmung-Garantie mitbuchst.

Und wenn du jetzt denkst, dass das bestimmt richtig teuer wird, dann hol dir einfach ein paar unverbindliche Angebote ein und vergleiche. Die Investition lohnt sich aber auf jeden Fall, denn in 10 Jahren werden so noch immer alle von deiner krassen Geburtstagsfete schwärmen!

Und eine Band kann man auch nur für 45 Minuten buchen und nicht gleich für den ganzen Abend. Zum Beispiel als Überraschung, die deine Gäste nach dem Essen so richtig in Partystimmung katapultiert. Danach kann man gerne einen Deejay seine Arbeit machen lassen oder eine Playlist laufen lassen. Was aber sicher ist: deine Gäste werden total ausflippen, wenn sie eine Band sehen! Das haben wir selbst schon oft genug erlebt.
Denn richtig gute Musiker verstehen es genau, Gäste zu animieren, die Tanzfläche zu füllen und jede Party zu einem Event zu machen, an das sich bestimmt jeder deiner Gäste noch jahrelang erinnert. Dabei sind folgende Möglichkeiten für Geburtstagpartys am beliebtesten:

Liveband

Deejay und Sänger/in

Deejay und Saxophonist

Achte aber in jedem Fall darauf, dass die Band, die du buchen willst, Erfahrung mit Geburtstagspartys hat und sich wirklich damit auskennt! Denn ein Geburtstag verlangt musikalisch ein völlig anderes Set, als eine Firmenfeier oder Hochzeitsmusik.

Deko, Dresscode und das Motto

Frische Blumen, bunte LEDs in Form von Lichterketten, kleinen Lämpchen oder indirekt versteckten Leisten, Fotos vom Geburtstagskind, Discokugeln, riesige Luftballons und Wunderkerzen – bei der Deko sind deiner Fantasie kaum Grenzen gesetzt. Außer du entscheidest dich für eine Motto-Party. Falls du das tust, dann gib es unbedingt schon auf der Einladungskarte bekannt. Beliebte Mottos sind: 

  • Hollywood-Stars und Promi-Partys
  • 20e, 50er, 60er, 70er, 80er und 90er Partys oder Partys im Stil der 2000er
  • Casino- oder Mafia-Partys 
  • Black & White, Neon- oder Regenbogen-Partys
  • Bad Taste Partys für die Leichen aus dem Kleiderschrank 
  • Beach-Party, Winter-Wonderland und Weltraum-Partys 
  • 1001-Nacht, Märchen- oder Disney-Partys
  • Hippie-, Dandy-Partys oder Feiern à la Zombie-Apokalypse
  • oder diverse Partys, bei denen man sich nach Vorbild einer Stadt oder eines Landes anzieht 
  • und noch vieles mehr– lass deiner Kreativität einfach freien Lauf!

Nun geht es gleich weiter mit den kleinen Extras, die deine Party ohne großen Aufwand nochmal so richtig aufwerten und deinen Gästen bestimmt in Erinnerung bleiben werden. 

Geburtstagsfeier Motto Party

Die kleinen Extras

Top-Location, coole Gäste und Musik von einer professionellen Partyband, die jeden bis in die Puppen tanzen lässt: Mit dieser Basis kann gar nichts schief gehen und deine Gäste sowie du selbst werden garantiert euren Spaß haben. Jedoch kannst du deiner Party noch den letzten Feinschliff verleihen. Wie, das verraten wir jetzt.

Überleg dir ein Rahmenprogramm

Gerade wenn sich einige deiner Gäste noch nicht kennen, kann ein lustiges Rahmenprogramm schnell das Eis brechen. Eine Tombola mit kleinen Preisen oder eine Schnitzeljagd sorgen schnell für gute Stimmung und, dass sich deine Gäste kennenlernen. Auch Klassiker wie Bier-Pong oder Flunkyball sind auf jeder Party beliebte Spiele, bei denen schnell gute Laune aufkommt.
Du solltest nur nicht zu sehr auf den Putz hauen, denn schließlich sollte deine Party nicht zum Kindergeburtstag ausarten. Denn ein guter Mix aus Musik, Spielen, Zeit zum Tanzen und Gesprächen bringt jede Party so richtig in Schwung. 

Wie wäre es mit einer Fotoecke, Karaoke-Station oder Cocktailbar?

Geburtstagsfeier Fotobox Mieten

Wenn deine Gäste oder du selbst eher nicht der Typ für Spiele seid, dann kannst du auch anders für Unterhaltung sorgen. Wie wäre es zum Beispiel mit einer Fotoecke inklusive lustiger Accessoires wie Brillen, Hüte, Masken oder Faschings-Makeup? So haben deine Gäste garantiert den ein oder anderen Lachanfall und zudem eine nette Erinnerung in Form eines Polaroids.

Auch eine Karaoke-Station sorgt in den richtigen Kreisen für ausgelassene Stimmung! Außerdem kannst du zur Unterhaltung auch eine kleine Bar einrichten. Denn auf jeder Party findet sich immer jemand, der liebend gerne Cocktails mixt und so für gute Drinks und Spaß gleichzeitig sorgt. 

Geburtstag planen: Checkliste als PDF

Hier findest du alle Infos noch einmal kompakt als PDF-Datei zum Ausdrucken zusammengefasst.
Damit steht der Geburtstagsplanung ja eigentlich nichts mehr im Wege!

Eine Geburtstagsfeier planen, die so schnell keiner vergisst

Mit unseren Tipps und Ideen steht deine Geburtstagsparty unter einem guten Stern und eine Geburtstagsfeier zu planen sollte dir nun leicht von der Hand gehen. Gute Gäste, saumäßig gute Stimmung und mitreißende Musik sind die Grundzutaten, die jeden Geburtstag zur Party machen, an die man sich gerne und lang erinnert. Also leg los und plane die Party deines Lebens! 

FAQs

Was muss man für eine Party planen?

Am wichtigsten für die Partyplanung sind folgende 5 Aspekte: 

  1. Wann findet die Party statt?
  2. Wer kommt zur Party? 
  3. Wo soll gefeiert werden? 
  4. Wie hoch ist das Party-Budget?
  5. Was gibt es zu essen und zu trinken? 

Was ist wichtig für einen gute Party?

Am wichtigsten auf jeder Party ist die Unterhaltung der Gäste. Das garantierst du am leichtesten mit richtig guter Musik, einem Rahmenprogramm, wie einem Motto oder Spielen und genügend Verpflegung.

Wo kann man am besten seinen Geburtstag feiern?

Dort, wo genügend Platz für alle deinen Gäste herrscht. Am ehesten ist das Budget und die Anzahl der Gäste ausschlaggebend für die Beantwortung dieser Frage. Von der Party in der eigenen Wohnung mit wenigen Gästen bis hin zum großen Geburtstagevent im Lieblings-Club kann jede Location der Hammer sein. 

3 Kommentare

  1. Vielen Dank, dass Sie sich die Mühe gemacht haben, diesen Artikel zu schreiben. Diese Informationen werden mir sicherlich helfen. Ich bin gerade dabei, meinen Geburtstag zu planen. Vielleicht feiere ich meinen Geburtstag in einem Restaurant.

  2. Der Geburtstag einer sehr guten Freundin ist bald. Ich freue mich so sehr! Deswegen suche ich momentan nach einem Verleih von Equipment für Events, da ich einige Tische und Stühle brauchen werde. Wir werden eine große Party für sie schmeißen. Danke für die anderen Tipps und liebe Grüße!

  3. Eine tolle Guideline für eine gelungene Feier. Trotzdem klingt das nach viel Arbeit. Da ich schon viele solche Feiern hinter mir habe, überlege ich einfach ein Restaurant für das Feiern zu buchen.

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Marcel (36j)
Marcel (36j)

ist Keyboarder der Pink Panta Band. Mit voller Leidenschaft steht er seit mehr als 25 Jahren als Musiker auf Deutschlands Bühnen. Egal in welcher Location, er hat vom Gala-Dinner für namhafte Firmen bis hin zu Fussballer-Star-Hochzeiten schon für jedes Publikum bis zum Anschlag in die Tasten gehauen und mitsamt seiner Band so jede Party zum Erfolg gemacht. Die Erfahrungen und Erkenntnisse, die er dabei in einem Vierteljahrhundert gemacht hat, teilt er gern und hilft mit seinen Ratgebern jedem, der auf der Suche nach perfekter Unterhaltung ist!